RMK JAMES A HALL CH. 8

RMK JAMES A HALL CH 8

A.   Sistem Buku Besar Umum

            Sistem buku besar umum atau General ledger system - GLS adalah sebagai pusat yang terhubung ke sistem-sistem lainnya dalam perusahaan melalui arus informasi. Siklus transaksi memproses peristiwa individual yang dicatat dalam jurnal khusus dan akun buku besar pembantu. Rangkuman transaksi-transaksi ini mengalir ke dalam GLS dan menjadi sumber input untuk sistem pelaporan manajemen (MRS) dan FRS. Kumpulan informasi yang mengalir ke GLS berasal dari subsistem siklus transaksi.

1.      Voucher Jurnal

Sumber input bagi buku besar adalah voucher jurnal. Sebuah voucher jurnal, yang dapat digunakan untuk mewakitli rangkuman transaksi yang serupa atau satu transaksi yang unik, mengidentifikasi jumlah keuangan, dan akun buku besar yang dipengaruhi. Transaksi rutin, jurnal penyesuaian, dan jurnal penutup, semuanya dimasukkan ke buku besar unum dari voucher jurnal.

2.      Basis Data GLS

Basis data GLS terdiri dari berbagai file. File - file ini bervariasi antara satu perusahaan dengan perusahaan. Database GLS terdiri atas sejumlah file transaksi, file induk, file referensi dan file arsip. Contoh yang mewakili antara lain :

A.    File induk buku besar umum merupakan file utama dalam database GLS. Basis dari file ini adalah kode daftar akun perusahaan.

B.     File Sejarah Buku Besar Umum memiliki format yang sama dengan induk GL. Tujuan utama file ini adalah untuk mewakili laporan keuangan komparatif dengan basis historis.

C.     File Voucher Jurnal Historis berisi voucher jurnal untuk periode masa lalu. Informasi histories ini mendukung tanggung jawab kepengurusan manajemen untuk menghitung utilisasi sumber daya.

D.    File Pusat Pertanggungjawaban berisi data pendapatan, pengeluaran dan utilisasi sumber daya lainnya untuk setiap pusat pertanggungjawaban dalam organisasi.

E.     File Anggaran Induk berisi jumlah anggaran untuk pendapatan, biaya, dan sumber daya lainnya untuk pusat-pusat pertanggungjawaban.

3.      Prosedur GLS

Secra rutin, ini semua merupakan rangkuman transaksi dari akun-akun buku besar pembantu dan jurnal-jurnal khusus yang berada di siklus transaksi. Aspek dari prosedur pembaruan GLS adalah dilakukan seperti juga operasi terpisah atau berhubungan dengan sistem pemrosesan transaksi.

B.   Sistem Pelaporan Keuangan

Tanggunga jawab untuk memberikan informasi ke pihak eksternal diterapkan oleh standar hkum dan professional. Informasi yang diperoleh merupakan laporan keuangan. Kewajiban pelaporan ini dipenuhi melalui komponen FRS dari GL/FRS.

 Penerima utama dari informasi laporan keuangan adalah para pengguna eksternal, seperti pemegang saham, kreditor, dan pejabat pemerintah. Mereka semua memerlukan informasi yang mungkin mereka mengamati tren kinerja selama beberapa waktu dan melakukan perbandingan di antara perusahaan yang berbeda melalui laporan keuangan tersebut. Dengan mengetahui hakikat kebutuhan ini, informasi pelaporan keuangan harus disiapkan dan disajikan oleh semua perusahaan dengan cara-cara yang diterima secara umum dan dipahami oleh pengguna eksternal.

  

1. Pengguna yang Caggih dengan ebutuhan informasi yang homogen

Karena komunitas pengguna eksternal sangat besar dan kebutuhan informasinya bervariasi, laporan keuangan diarahkan ke pembaca umum Laporan keuangan disiapkan dengan pemikiran bahwa pembacanya terdiri atas pengguna yang canggih (sophisticated users) dengan kebutuhan informasi yang relative homogen. Dengan kata lain, bahwa pengguna laporan keuangan memahami berbagai konvensi dan prinsip akuntansi yang diterapkan ,dan laporan tersebut memiliki informasi yang berguna.

2. Aktifitas FRS

Sumber-sumber input untuk FRS teridiri atas file master buku besar umum saat ini, file sejarah buku besar umu dan input langsung dari kelompok laporan keuangan. Output dari FRS adalah laporan keuangan yang diberikan kepada pihak eksternal perusahaan.

3.Proses akuntansi keuangan

Proses akuntansi keuangan dimulai dari status bersih di awal tahun fiscal yang baru. Hanya akun-akun (permanen) neraca yang merupakan kelanjutan dari tahun sebelumnya. Dari titik ini, prosesnya dilanjutkan langkah-langkah berikut ini :

A.    mencatat transaksi, dicatat sesuai dengan sumber dokumen

B.     mencatat jurnal khusus, jurnal yang pencatatannya jarang.

C.     membukukan ke buku besar pembantu, merupakan perincian setiap transaksi

D.    membukukan ke buku besar umum,

E.     menyiapkan neraca percobaan yang belum disesuaikan, dievaluasi kesamaa total debit-kreditnya

F.      membuat jurnal penyesuaian, merupakan koreksi transakasi selama periode tersebut.

G.    menjurnal dan membukukan ayat jurnal penyesuaian.

H.    menyiapkan neraca percobaan yang telah disesuaikan, neraca ini berisi semua ayat jurnal yang ada pada laporan keuangan

I.       menyiapkan laporan keuangan.

J.       menjurnal dan membukukan ayat jurnal penutup

K.    menyiapkan neraca percobaan pascapenutup, menunjukan saldo untuk peridoe berikutnya.

proses akuntansi keuangan yang disebutkan diatas memiliki 3 tahap yang berbeda ,yang masing-masing melibatkan elemen-elemen dari satu atau lebih subsistem informasi

Tahap 1, merupakan prosedur harian

Tahap 2, merupaka  prsedur akhir periode

Tahap 3, merupakan prosedur pelaporan keuangan

               4.   Mengendalikan GL/FRS

        Aktivitas-aktivitas GL/FRS secara ekslusif merupakan pekerjaan akuntansi. Tidak seperti pemrosesan transaksi, yang juga melibatkan arus sumber daya fisik, kekhawatiran pengendalian terhadap GL/FRS berkenaan dengan akurasi dan reliabilitas informasi akuntansi. Eksposour potensial dalam system ini terdiri atas :

A.    Jejak audit yang tak sempurna

B.     Akses yang tidak diotorisasi ke buku besar umum

C.     Akun buku besar umum yang tidak seimbang dengan akun buku besar pembantu

D.    Saldo akun buku besar umum yang salah karena voucher jurnal yang salah atau tidak diotorisasi

Jika tidak dikendalikan, berbagai risiko ini dapat menyebabkan laporan keuangan dan laporan-laporan lainnya salah dalam pernyataannya sehingga dapat menyesatkan para pengguna. Konsekuensi potensialnya adalah tuntutan hukum, kerugian yang signifikan bagi perusahaan, dan sanksi dari pihak yang berwenang.

5. Isu Pengendalian GL/FRS

Pengendalian GL/FRS akan mengikuti kerangka yang ditetapkan SAS 78

A.    Otorisasi transaksi.

Jurnal voucher adalah dokumen yang mengotorisasi sebuah entri ke buku besar umum. Vourcher jurnal diotorisasi dengan benar oleh manajer yang bertanggung jawab didepartmen sumber.

B.     Pemisahan Tugas

Dalam memperbarui buku besar umum harus dipisahkan dari semua tanggung jawab akuntasni dan pengawsan aktiva dalam. Petugas administrasi di Buku Besar umum tidak seharusnya:

1.      Memiliki tanggugung jawab untuk melakukan pembukuan untuk jurnal khusus atau  buku besar  pembantu.

2.      Menyiapkan jurnal voucher

3.      Bertanggung jawab dalam mengawasi aktiva fisik

C.     Pengendalian akses

Akses yang tidak diotorisasi ke akun-akun buku besar umum dapat menghasilkan kesalahan, penipuan dan salah penyajian dalam laporan keuangan. Perundang-undangan secara tegas berbicara area risiko ini oleh kebutuhan organisasi untuk mengimplementasikan pengendalian  yang membatasi akses data base untuk diotorisasi hanya oleh individu-individu.

D.    Catatan akuntansi

Jika didasarkan pada bagan akun yang memadai, catatan-catatan tersebuat sepenuhnya mendeskripsikan aktivitas perusahaan. Salah satu aspek pentimg dari fungsi pencatatan ini adalah pemeliharaan jejak audit.

Jejak audit merupakan jalur yang diikuti oelh suatu transaksi melalui tahap input, pemrosesan dan output dalam sistem pemrosesan transaksi. Ini meliputi jaringan dokumen, jurnal dan buku besar yang didesain untuk memastikan bahwa suatu transaksi dapat secara akurat ditelusuri melalui sistem tersebut dari awal sampai disposisi akhirnya.

Jejak audit diperlukan untuk beberapa alasan :

1.      Memberikan kemampuan untuk menjawab pertanyaan

2.      Mampu merekontruksi file

3.      Menyediakan data historis kepada auditor

4.      Memenuhi peraturan pemerintah

5.      Menyediakan sarana untuk mencegah kesalahan

E.     Verifikasi independen

FRS menghasilkan dua  laporan operasional yang menjadi bukti akan keakuratan proses ini yaitu daftar voucher jurnal dan laporan perubahan buku besar umum. Daftar voucher jurnal menyediakan perincian yang relevan tentang setiap voucher jurnal yang diterima oleh FRS sebagai input. Laporan perubahan buku besar umum menyajikan pengaruh transaksi voucher jurnal pada akun buku besar umum.

C.   GL/ FRS Berbasis Komputer

Perusahaan menggunakan buku besar umum hanya untuk pelaporan keuangan akan menemukan bahwa system batch, yang menggunakan file yang berurutan, memenuhi kebutuhannya dan menyediakan tingkat keamanan yang tinggi. System ini dioperasikan secara sederhana, dan pengendalian akses buku besar umum digunakan untuk mendukung tugas yang lebih luas dalam organisasi, system yang menggunakan pemrosesan real-time dan file akses langsung mungkin diperlukan. Pada bagian ini akan dibahas suatuGL/FRS otomasi tradisional dan pendekatan rekayasa ulang yang menggunakan GL/FRS berbasis computer.

1.      GL / FRS Warisan yang menggunakan Pemrosesan Batch dan File datar

Kekuatan :  Terletak pada pengendalian dan pelaporan.

            Kelemahan : Yaitu tidak efisien dan rekonsiliasi yang tidak sering dilakukan.

2.       Rekayasa Ulang Gl/ FRS Menggunakan File akses langsung

Sistem rekayasa ulang mengatsao kelemahan-kelemahan sistem tradisional. Karena sistem ini tidak menciptakan kembali seluruh buku besar setiap kali diperbarui. Pendekatan ini sangat memfasilitasi identifikasi kesalahan dengan tepat waktu ketika batch transaksi tidak seimbang nilainya. Penggunaan file akses langsung memberikan manfaat tambahan bagi pelaporan manajemen. Para manajer internal memerlukan informasi yang lebih sering dan tepat waktu daripada pengguna eksternal daro laporan keuangan tradisional. Karena sebagian informasi ini datang dari proses data buku besar umum, pengguna pendekatan akses lansung memfasilitasi akses manajemen ke data-data penting. Masalah pengendalian yang perlu diperhatikan, yaitu:

a)      Pemisahan tugas

b)      Catatan akuntansi dan pengendalian akses

D.   Sistem Pelapora Manajemen

Implikasi pengendaliaan MRS sekarang ini telah diakui secara resmi oleh dalam SAS78, manajemen dituntut untuk menyediakan sarana formal untuk memantau fungsi pengendalian internal. Hal ini dapat dicapai melalui pemisahan prosedur audit atau dengan aktivitas pengawasan yang berkelanjutan.

Salah satu teknik untuk mencapai pengawasan berkelanjutan adalah penggunaan laporan manajemen secara bijaksana.Laporan tepat waktu memungkinkan para manager fungsional  seperti penjualan, pembelian produksi , dan pengeluaran kas untuk mengawasi dan mengendalikan operasi mereka. Ini akan memberikan bukti  mengenai berfungsinya atau tidak berfungsinya pengendalian internal.

E.    Faktor Yang Mempengaruhi MRS

Merancang system pelaporan yang efektif memerlukan pemahaman akan apa yang dilakukan oleh para manajer dan jenis-jenis masalah yang dihadapinya. Factor-faktor yang mempengaruhi kebutuhan informasi manajemen, antara lain:

1.      Proses Pengambilan Keputusan, langkah-langkahnya :

A.    Mengindetifikasi masalah

B.     Mengevauasi solusi alternatif

C.     Mengimplementasikan solusi yang terbaik

D.    Melakukan pemerikasaan pascaimplementasi

2.      Prinsip-prinsip Manajemen

Prinsip-prinsip manajemen memberikan wawsan pada kebutuhan informasi manajemen yang teridiri dari :

A.    Formalisasi pekerjaan

B.     Tanggung Jawab dan Wewenang

C.     Jangkauan Pengendalian

D.    Manajemen dengan Pengecualian

3.      Fungsi, Tingkat, dan Jenis Keputusan Manajemen

Fungsi perencanaan dan pengendalian manajemen secara mendasar memengaruhi sistem pelaporan manajemen. Fungsi perencanaan berkaitan dengan pengambilan keputusan tentang aktivitas - aktivitas akan dating dari suatu perusahaan. Perencanaan dapat dilakukan untuk jangka panjang atau jangka pendek. Keputusan perencanaan dan pengendalian sering diklasifikasikan dalam empat kategori: perencanaan strategis, perencanaan taktis, pengendalian manajerial, dan pengendalian operasional.

4.      Struktur Masalah

Struktur suatu masalah mencerminkan seberapa baik pengambil keputusan memahami masalah tersebut. Struktur masalah memiliki tiga elemen.

A.Data-nilai yang digunakan untuk mewakili factor-faktor yang relevan dengan masalah tersebut.

B.Prosedur-urutkan langkah-langkah atau peraturan keputusan yang digunakan untuk memecahkan masalah.

C. Tujuan-hasil yang ingin dicapai oleh pengambil keputusan dengan memecahkan masalah tersebut.

5.      Jenis Laporan Manajemen

Pada kenyataannya, laporan manajemen dapat berbentuk fisik sesuai dengan yang diinginkan atau dibutuhkan oleh penggunanya. Laporan ini dapar berupa dokumen kertas atau gambar elektronik yang disajikan di terminal lomputer. Laporan tersebut dapat berisi informasi verbal, numeric, atau grafis atau kombinasinya.

A.Tujuan laporan : mengurangi tingkat ketidak pastian yang berkaitan dengan suatu masalah yang dihadapi pengambil keputusan, dan mempengaruhi perilaku pengambil keputusan dengan cara yang positif.

B. Pelaporan terprogram : memberikan informasi untuk memecahkan masalah yang telah diantisipasi pengguna.

C Atribut laporan : agar lebih efektif, suatu laporan harus memiliki atribut antara lain relevan, ringkas, berorientasi pengecualian, akurat, lengkap, tepat waktu, dan singkat.

D.Pelaporan khusus : sumber data untuk mendukung kebutuhan pelaporan khusus melalui konsep yaitu penggalian data. Dan ada dua pendekatan umum untuk pendekatan data, antara lain model verifikasi dan model penemuan.

6. Akuntansi Pertanggung Jawaban

Sebagian besar pelaporan manajemen melibatkan akuntansi pertanggungjawaban. Konsep ini menyatakan  bahwa setiap peristiwa ekonomi yang mempengaruhi perusahaan adalah tanggung jawab manajer, dan dapat dilacak ke masing-masing manajer. Arus informasi dalam system pertanggungjawaban mengalir ke atas dan ke bawah melalui saluran informasi, hal ini mewakili dua tahap akuntansi pertanggungjawaban:

A.    Serangkaian tujuan kinerja keuangan (anggaran) yang berkaitan dengan tanggung jawab manajer

B.     Melaporkan dan mengukur kinerja actual ketika dibandingkan dengan tujuan-tujuan tersebut.

Untuk mencapai akuntabilitas, aktivitas bisnis secara teratur mengorganisasikan kegiatan operasi kedalam unit-unit yang disebut sebagai pusat pertanggung jawaban, dengan bentuk yang paling umumya itu pusat biaya, pusat laba, dan pusat investasi.

7.Pertimbangan Perilaku

A. Keserasian Tujuan

Telah dibahas sebelumnya tentang prinsip-prinsip manajemen, yaitu wewenang, tanggungjawab, dan formalisasi pekerjaan. Jika diterapkan dengan benar dalam perusahaan, prinsip-prinsip ini meningkatkan keserasian tujuan. Manajer tingkat klebih rendah yang berusaha mencapai tujuannya berkontribusi secara positif terhadap tujuan atasannya.

B.     Informasi yang Berlebihan

Informasi yang berlebihan muncul ketika seorang manajer menerima informasi berlebih dari yang dapat dicernanya. Hal ini dapat terjadi ketika seorang perancang sistem pelaporan tidak mempretimbangkan tingkat organisasional dan jangkauan pengendalian manajer dengan tepat. Informasi yang berlebihan akan membuat manajer mengabaikan informasi formalnya dan bergantung pada petunjuk-petunjuk informal dalam membuat keputusan.

C.     Ukuran Kinerja yang Tidak Tepat

Salah satu tujuan laporan adalah untuk menstimulun perilaku yang konsisten dengan tujuan perusahaan. Ketika ukuran kinerja yang tidak tepat digunakan, laporan itu akan berpengaruh sebaliknya.

DAFTAR PUSTAKA :

1.James A. Hall.2009.Sistem Informasi Akuntansi.Jakarta: Salemba Empat.

2..https://www.academia.edu/11097571/RMK_Sistem_Pelaporan_Keuangan_dan_Pelaporan_Manajemen_chapter_8_Hall_ diakses pada minggu, 22/11/2015

.